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你真的會打工作電話嗎?對照這5點就知道了!
2019-07-02   41次

如今互聯網快速發展,越來越多的人用起了微信、短信、QQ等溝通工具,但打電話在一些工作場合還是必須的,無論是剛入職場的新人,還是久經沙場的職場老人,學會電話溝通,對每一個職場人來說都是至關重要的。

雖說現在微信、短信、QQ群等通訊功能逐漸完善,開會通知、工作任務等都在工作群里發一下,但工作群不可能隨時隨地被關注,有了重要的事、緊急的事,大家還是會直接用電話溝通,

這樣更清晰、更方便,同時也能夠得到及時反饋,了解對方對此事的態度,所以學會打好工作電話,是職場人士職業發展的必備技能之一。

職場上,從一點一滴的小事可以看出一個人的素質,都說細節決定成敗,懂得電話溝通的基本禮儀,能夠體現出一個職場人的職業修養。

當然,打了電話不接,或沒接到電話不回撥,接了電話沒有回音等等這些都是職場電話溝通特別忌諱的,那么如何正確的接打工作電話呢?

一、工作電話選對時間

原則上不在對方休息時間、開會、開車時打,但緊急情況除外,無論是上級打給下級,還是下級打給上級或是打給客戶。

職場上通常會議比較多,有內部會議、客戶現場會議,一般這時手機會要求靜音或關閉,開車接電話也是很危險的,你這時打,你讓對方是接還是不接?無論是開車還是開會,都沒法當場接電話,你就是著急也沒用呀。

職場貼士:

遇到這種情況,你可以另選個時間再打,但最好先發個短信或微信,詢問下對方現在是否方便接聽電話,對方看到了會給你回復,得到對方答復確認后,再打這個電話,

如果對方不方便,可以與對方另約個時間再打,這樣比你貿然打電話要禮貌的多,對方也有充足的時間專心的聽你的電話。

二、提前準備只說重點

劉芳是公司的客服,剛入職不久,主管安排她回訪客戶,在一次電話回訪中,電話一通小劉就自報家門,然后就開始自顧自的說,剛說了一半,

對方不耐煩的說:“等下,你說了半天,我都不知道你打這個電話的目的是什么?你到底想說什么?”然后說一會要出去就掛斷了電話,小劉一臉茫然。

職場貼士:

打電話之前,應該先充分準備最好打個腹稿,特別在對方是客戶的情況下,這樣有利于你在電話里一次把問題說清楚,而不是講了半天對方還不明白你要表達什么,

另外,在接通電話后應該先問下,“某某處長,你好!不好意思打擾了,您現在方便聽電話嗎?”這樣不管對方在做什么,你這么有禮貌的客氣的問他,一般他也不會生氣,

如果對方在忙,就會讓你一會再打過來,這樣打電話不但對方容易接受,也表現出了你的涵養、分寸。

三、未接電話及時回復

國慶放假,王強把手機靜音了,白天出去玩,等他晚上回到家,發現手機上有幾個上司的來電,因為想著反正是放假,所以也就沒回,等到七天長假過后,回到公司,主管一臉不開心,

王強一問才知道,客戶臨時加班,緊急調人,本來王強是負責這個項目的他去最合適,可無奈電話一直打不通,于是項目臨時換人,讓另一位同事替王強去了現場,這不因此王強落下個“機品”差的美名。

職場貼士:

無論是節假日還是工作時間,只要是你認識的人給你打電話,即使因為你臨時有事沒接到電話,事后看到來電也應該及時回復,你想別人不會沒事打你電話,一個電話接一個電話,那肯定是有急事,

再說了,養成及時回復電話的好習慣,對雙方都有好處,不至于像王強似的差點誤了大事,如果是客戶的來電,更要及時回復,否則客戶打一個不接,打二個不接,久而久之,你再打電話過去,客戶也不會搭理你。

四、約定時間準時再打

楊華為是一家公司的銷售員,早上一上班就和多個客戶進行電話溝通,其中有家單位有合作的意向,老板也挺滿意,不過因為當時這位老板臨時有事,說是讓小楊一會再過去

放下電話,楊華為去忙別的事了,等到幾天以后,主管問起來,楊華為才想起來,趕緊打個電話過去,結果那家客戶已經和別家合作了,到嘴的鴨子飛了,楊華為被主管一頓罵,看樣這個月的獎金又沒了。

職場貼士:

在給對方打電話時,如果對方當時說現在有事或不方便接電話,那么應該跟對方約定一下具體再打電話的時間。你可以說:“那我半個小時以后再打來,行嗎?”或者“我下午三點打來可以嗎?”

千萬不要只說:“那我晚點再打過來,”“那我一會再打”如果沒有確切的時間,你是五分鐘再打還是一小時后再打?對方也不好確定,如果征得對方的同意后,那一定要按約定的時間再打過去。

五、電話記錄很重要

平時公司座機多是行政小白接聽,因為平時也什么要緊的事,所以主管也沒有特意要求小白做記錄,有天小白接了個客戶電話,說是產品出了問題,讓公司去人,接完電話小白就打了個電話給正在出差的項目經理,

可當項目經理問他是誰打的電話、哪個單位的、哪個產品出了問題,一問三不知,只有一個電話號碼,這下項目經理可惱了,一個電話把小白告到了主管那兒,小白又要挨批了。

職場貼士:

其實不管是什么電話,作為職場人士養成隨手做電話記錄的習慣非常重要,一般情況下,我們記錄職場電話時遵循這幾個原則,

1、 打電話的人是誰、他的電話、單位、職務或部門

2、 他打電話的目的是什么,也就是說他找誰有什么事或反映什么問題?

3、 他想達到的效果是什么?是需要公司派人去、還是去電話還是怎么樣?

有了這些記錄,你再轉述事情的緣由時就不會那么被動了,否則弄不好不但你會丟了飯碗,公司也會因此失去一位客戶。


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